Auftragsverarbeitungsvertrag
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) wird zwischen dem Kunden und [ENTITY NAME], [ADDRESS] („Nabo“) geschlossen. Der Kunde ist die Hausverwaltung, der zertifizierte Verwalter oder die Wohnungseigentümergemeinschaft, die ein Haus in Nabo anlegt, und handelt als Verantwortlicher. Nabo handelt als Auftragsverarbeiter. Der AVV gilt nach Artikel 28 DSGVO und dem albanischen Gesetz Nr. 124/2024 über den Schutz personenbezogener Daten. Die Verwaltung akzeptiert ihn beim Anlegen eines Hauses in der App im Namen des Verantwortlichen; Version und Zeitpunkt werden gespeichert.
1. Gegenstand, Dauer und Art der Verarbeitung
Nabo verarbeitet personenbezogene Daten der Bewohnerinnen und Bewohner, um den in den Nutzungsbedingungen beschriebenen privaten Community-Dienst des Hauses bereitzustellen: Prüfung der Mitgliedschaft, Feed, Mitteilungen, Termine, „Leihen & Borgen“, Nachrichten, Moderation und Benachrichtigungen. Die Verarbeitung dauert so lange, wie das Haus Nabo nutzt, zuzüglich der Löschfrist nach Abschnitt 9. Einzelheiten enthält Anlage 1.
2. Weisungen
Nabo verarbeitet Hausdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Diese Weisungen sind die Nutzungsbedingungen, dieser AVV und die Nutzung der Einstellungen der App durch den Verantwortlichen. Nabo verarbeitet keine Daten für eigene Zwecke. Nabo informiert den Verantwortlichen, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt.
3. Vertraulichkeit
Alle Personen bei Nabo, die auf Hausdaten zugreifen können, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Mitarbeitende von Nabo können ein Haus nur über eine protokollierte Support-Funktion öffnen, die festhält, wer es geöffnet hat und warum.
4. Sicherheit
Nabo setzt die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 2 um und hält sie dem Risiko angemessen (Art. 32 DSGVO).
5. Unterstützung
Nabo unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Anfragen der Bewohnerinnen und Bewohner. Diese können ihre eigenen Daten in der App exportieren und ihr Konto löschen; der Verantwortliche kann die Bewohnerliste, die Zustellprotokolle, das Audit-Protokoll und Inhalte im Tab „Verwaltung“ exportieren. Nabo unterstützt bei Bedarf außerdem bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Konsultation der Aufsichtsbehörde.
6. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Nabo meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Hausdaten betrifft, unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden nach deren Entdeckung. Die Meldung enthält die Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie bekannt sind; die übrigen Informationen reicht Nabo nach, sobald sie vorliegen.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche genehmigt die auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Nabo kündigt einen neuen oder ersetzten Unterauftragsverarbeiter mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail und in der App an. Der Verantwortliche kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Wird keine Lösung gefunden, kann der Verantwortliche den Dienst beenden; Gebühren für den verbleibenden Zeitraum werden erstattet. Nabo erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter dieselben Datenschutzpflichten auf und bleibt für diese verantwortlich.
8. Internationale Datenübermittlungen
Hausdaten werden in der Europäischen Union gespeichert (Paris, Frankreich). Übermittlungen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgen nur wie auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt und auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Übermittlungen, die albanische Häuser betreffen, stützen sich auf die Liste der Länder mit angemessenem Schutzniveau des albanischen Beauftragten für Informationsrecht und Datenschutz oder auf gleichwertige Klauseln mit dokumentierter Risikobewertung.
9. Ende des Dienstes
Verlässt ein Haus Nabo, kann der Verantwortliche dessen Daten exportieren, solange das Haus schreibgeschützt ist. Nabo löscht die Inhalte, Fotos und Mitgliedschaften des Hauses 90 Tage nach der Archivierung und stellt auf Anfrage eine Löschbestätigung aus. Unterlagen, die Nabo gesetzlich aufbewahren muss, werden nur so lange wie vorgeschrieben aufbewahrt: Rechnungen, das Audit-Protokoll und Einwilligungsnachweise.
10. Audits
Nabo stellt die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind, darunter dieses Dokument, Anlage 2 und die Zertifizierungen seiner Unterauftragsverarbeiter. Nabo ermöglicht Audits durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer höchstens einmal jährlich mit einer Vorankündigung von 30 Tagen, sofern nicht eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder eine Aufsichtsbehörde etwas anderes erfordert.
11. Vorrang
Widerspricht dieser AVV den Nutzungsbedingungen, hat dieser AVV für die Verarbeitung personenbezogener Daten Vorrang.
Anlage 1: Einzelheiten der Verarbeitung
| Betroffene Personen | Bewohnerinnen und Bewohner, Eigentümer, Mieter und Haushaltsmitglieder des Hauses; Verwaltung und Moderation des Hauses; Personen, die der Verantwortliche in der Bewohnerliste erfasst hat. |
|---|---|
| Personenbezogene Daten | Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Foto und Profiltext; Haus, Wohnung, Haushalt und Rolle; Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Termine, Terminzusagen, Angebote, Ausleihen und Bewertungen; private Nachrichten; Mitteilungen, Zustell- und Bestätigungsprotokolle; Einwilligung zum Empfang förmlicher Mitteilungen; Meldungen, Moderationsentscheidungen und Einsprüche; Geräte-Tokens und Sprache; Audit-Protokoll. |
| Besondere Kategorien | Nicht vorgesehen. Bewohnerinnen und Bewohner könnten solche Daten in Freitext eingeben; die Community-Regeln bitten sie, dies zu unterlassen. |
| Zweck | Bereitstellung des privaten Community-Dienstes des Hauses und seiner Verwaltungswerkzeuge. |
| Häufigkeit | Fortlaufend, solange das Haus Nabo nutzt. |
| Speicherdauer | Wie in Abschnitt 6 der Datenschutzerklärung festgelegt. |
Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen
- Mandantentrennung: Die Daten jedes Hauses sind durch Row-Level-Security auf jeder Tabelle getrennt. Automatisierte Tests belegen, dass ein Mitglied eines Hauses die Daten eines anderen Hauses weder lesen noch schreiben kann.
- Verschlüsselung: TLS 1.2 oder neuer bei der Übertragung; Verschlüsselung gespeicherter Daten durch den Hosting-Anbieter.
- Zugriff: Anmeldung per E-Mail-Link, Code oder Passwort; kurzlebige Tokens (15 Minuten) und Widerruf von Sitzungen; Tokens in der Keychain des Geräts; Rollen nach dem Prinzip der minimalen Rechte (Bewohner, Moderation, Verwaltung); Zugriff von Mitarbeitenden nur über eine protokollierte Funktion.
- Medien: privater Speicher; Fotos werden über signierte, ablaufende Links bereitgestellt, die nur für Mitglieder des Hauses funktionieren.
- Protokollierung: ein nur fortschreibbares (append-only) Audit-Protokoll der Verwaltungsaktionen, Moderationsentscheidungen, Exporte, Löschläufe und Zugriffe von Mitarbeitenden.
- Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Bewohnerinnen und Bewohner sehen nur Vornamen und Anfangsbuchstaben des Nachnamens, sofern die Person nichts anderes wählt; E-Mail-Adressen werden Bewohnerinnen und Bewohnern nie angezeigt; keine Werbung und kein app-übergreifendes Tracking.
- Belastbarkeit: verwaltete Datenbank beim Hosting-Anbieter mit Backups [FREQUENCY AND RETENTION, per the hosting plan]; ein Offline-Cache auf dem Telefon, der sich mit dem Server abgleicht.
- Reaktion auf Vorfälle: ein schriftlicher Notfallplan (Runbook) mit Benachrichtigung der Verantwortlichen innerhalb von 72 Stunden.
- Löschung: geplante Löschroutinen gemäß der Datenschutzerklärung; Exportdateien verfallen nach 7 Tagen.